Cliente não paga a fatura: o que fazer em Portugal?

Resposta rápida: o que fazer quando um cliente não paga a fatura

Se um cliente empresarial não paga a fatura, confirme o vencimento, o valor e a entrega, contacte o responsável financeiro e envie no próprio dia uma cobrança escrita com prazo concreto. Se existir erro, corrija-o; se houver contestação, peça-a por escrito; se o cliente ficar em silêncio ou falhar a promessa, passe para uma notificação formal e avalie a via jurídica adequada.

Siga esta ordem:

1. confirme contrato ou encomenda, fatura, vencimento e prova de entrega;
2. verifique se existe reclamação, nota de crédito ou pagamento por conciliar;
3. contacte quem controla o pagamento e obtenha uma data objetiva;
4. envie por escrito o valor, os documentos e o prazo para pagar ou contestar;
5. registe contactos, promessas, pagamentos e saldo;
6. suspenda nova exposição até reavaliar o risco.

O objetivo inicial não é ameaçar nem prolongar conversas vagas. É transformar o atraso num processo verificável, preservar a relação comercial e manter abertas as opções de regularização ou cobrança.

1. Confirme que a fatura está realmente vencida

Antes de cobrar, reveja a encomenda ou contrato, a fatura, a prova de entrega, o prazo acordado e o IBAN indicado. Confirme que o cliente recebeu o documento e que a sua empresa cumpriu as condições necessárias para faturar.

Procure quatro causas frequentes: fatura enviada para o contacto errado, número de encomenda em falta, divergência no bem ou serviço e pagamento feito mas ainda não conciliado. Corrigir um problema documental depressa evita transformar uma falha administrativa num conflito comercial.

2. Contacte a pessoa que decide o pagamento

Faça um primeiro contacto cordial assim que detetar o atraso. Identifique o número da fatura, o valor e a data de vencimento; pergunte se existe algum impedimento e confirme quem gere contas a pagar. Se o contacto comercial não decide, peça o responsável financeiro.

Se o cliente alegar uma reclamação, peça que a descreva por escrito e separe a parte contestada da parte reconhecida. Se prometer pagar, transforme a promessa numa data e confirme por e-mail o que ficou acordado.

3. Envie uma cobrança escrita com prazo claro

O e-mail ou a carta deve permitir que outra pessoa compreenda o caso sem procurar informação noutros sistemas. Inclua:

• identificação das duas empresas;
• número, valor e vencimento da fatura;
• referência ao contrato, encomenda ou entrega;
• montante ainda em aberto;
• forma de pagamento e data pedida;
• contacto para comunicar uma divergência fundamentada;
• passo seguinte se não houver pagamento nem resposta.

Evite expressões vagas como “com a maior brevidade”. Indique uma data realista e cumpra o passo que anunciou. A mensagem deve ser firme, factual e proporcional ao histórico do cliente.

4. Formalize quando o silêncio ou a promessa falhada continuam

Se o cliente não responde, falha a data acordada ou contesta sem identificar factos concretos, envie uma notificação formal. Uma carta registada com comprovativo de entrega, acompanhada por e-mail, ajuda a demonstrar o destinatário e a data. Os CTT explicam as opções de comprovativo de entrega, incluindo o Aviso de Receção.

Guarde também uma cópia exata do conteúdo enviado. Reúna fatura, contrato ou encomenda, prova de entrega, extrato da conta corrente e comunicações anteriores. Não inclua acusações que não consiga provar nem anuncie medidas incompatíveis com o contrato ou a lei.

5. Calcule juros e custos apenas no regime aplicável

Nas transações comerciais abrangidas, o Decreto-Lei n.º 62/2013 prevê juros de mora desde o dia seguinte ao vencimento contratual, sem necessidade de interpelação. Quando o contrato não fixa data ou prazo, o diploma estabelece regras de 30 dias ligadas à receção da fatura, dos bens ou dos serviços. Prevê ainda, quando se vencem juros nos termos legais, um montante mínimo de 40 euros para custos de cobrança.

Este regime aplica-se a transações entre empresas ou com entidades públicas e exclui contratos com consumidores. A taxa é divulgada semestralmente no Diário da República. Antes de exigir juros ou custos, confirme o contrato, a data relevante, o âmbito do diploma e o cálculo.

6. Avalie a injunção e a via jurídica

O mesmo diploma permite recorrer à injunção por atraso em transações comerciais, independentemente do valor da dívida. A injunção não decide automaticamente uma dívida contestada: se houver oposição, o percurso muda e a prova torna-se central.

A Justiça explica que a fórmula executória pode converter uma injunção em título executivo quando o devedor notificado não declara que a dívida não existe. Procure aconselhamento jurídico sobre contrato, título, prescrição, competência, custos e risco antes de avançar.

Uma carta, um registo ou uma injunção não garantem pagamento. Servem para escolher e sustentar o próximo passo com documentação coerente e custo proporcional à dívida.

Como o Check NicePayer organiza o incumprimento

O Check NicePayer permite reunir o caso, validar a documentação e registar um incumprimento empresarial. A empresa pode acompanhar notificações por carta registada CTT e e-mail, manter um histórico rastreável e seguir a regularização. Quando aplicável e após validação, pode ser disponibilizada uma referência de pagamento SIBS.

O registo não transforma uma dívida discutida em dívida reconhecida, não substitui aconselhamento jurídico e não garante cobrança. A qualidade do processo depende da identificação correta das partes, de documentos coerentes e da atualização do estado quando o cliente paga, contesta ou celebra um acordo.

Se o cliente propõe pagar em prestações

Um acordo pode preservar a relação e facilitar a regularização, mas deve ser verificável. Defina por escrito:

• valor reconhecido e documentos abrangidos;
• datas, montantes e forma de cada prestação;
• tratamento de juros ou custos, quando aplicáveis;
• consequência de uma prestação falhada;
• responsáveis e contactos para confirmação.

Não encerre o acompanhamento na primeira promessa. Atualize o saldo após cada pagamento e conserve o comprovativo. Se as condições mudarem, documente a nova versão.

O que não fazer quando a fatura fica por pagar

• continuar a aumentar a exposição sem nova aprovação;
• discutir a dívida apenas por telefone;
• publicar acusações ou dados fora dos canais adequados;
• usar ameaças, prazos impossíveis ou valores não sustentados;
• esperar meses para reunir a prova de entrega;
• confundir insistência com garantia de recuperação.

Antes de conceder novo prazo, saiba como consultar dívidas e sinais de risco de uma empresa em Portugal. A informação recolhida antes da venda torna a atuação após o vencimento mais rápida e consistente.

Perguntas frequentes

Posso cobrar juros de mora quando uma empresa não paga a fatura?

Em transações comerciais abrangidas pelo Decreto-Lei n.º 62/2013, os juros podem vencer-se desde o dia seguinte à data contratual de vencimento, sem interpelação. Se não existir data, aplicam-se os prazos previstos no diploma. Confirme sempre o âmbito e a taxa semestral em vigor.

É obrigatório enviar carta registada?

Nem todos os casos exigem carta registada para existir mora, mas um envio com comprovativo ajuda a demonstrar quando, para quem e em que termos o pagamento foi pedido. Guarde também o conteúdo enviado.

Quanto tempo devo dar ao cliente para pagar?

Não existe um prazo único adequado a todos os casos. Defina uma data concreta, razoável face ao valor e ao histórico, e compatível com o passo que pretende tomar se não houver pagamento ou contestação.

A fatura é suficiente para provar a dívida?

Nem sempre. Preserve também contrato ou encomenda, prova de entrega ou aceitação, conta corrente e comunicações. Se o cliente contestar, a coerência desse conjunto ganha importância.

Quando faz sentido recorrer à injunção?

Quando existe uma obrigação pecuniária contratual documentada e a tentativa de regularização não resultou. A oposição do devedor altera o percurso; confirme a adequação, os custos e a prova com apoio jurídico.

O que fazer se o cliente contestar apenas parte da fatura?

Peça a contestação por escrito, identifique a parcela discutida e confirme o montante reconhecido. Não trate automaticamente todo o saldo como aceite nem deixe a parte não contestada sem acompanhamento.

Resposta final

Quando um cliente não paga a fatura, atue cedo: confirme os factos, cobre por escrito, fixe uma data, documente a resposta e suspenda nova exposição. Se o atraso persistir, formalize a notificação e escolha entre acordo, registo do incumprimento e via jurídica com base na prova — nunca numa promessa vaga.